Den här boken dök upp min radar efter att min vän Olle hade skrivit några rader om den. Några år senare ser jag den i en bokhandel i Visby och den fick följa med hem. Ser man ytligt på boken handlar den om författarens olika berättelser om checklistor och hur dessa används inom olika områden, yrken och så vidare. Tittar vi djupare handlar den här boken om varför du ska ha checklistor, hur man skriver dem och hur man implementerar dem.
Varför ska du ha en checklista?
När saker och ting i livet går på rutin, tar vi människor genvägar. Det kan vara en så enkel sak som att en läkare slarvar med att tvättar händerna efter en patient och sprider något till nästa patient. Inom aktier kan det vara så att du inte gör samma misstag om och om igen.
Ett personligt exempel är att jag och min fru har en checklista för att komma ihåg allt när vi reser hemifrån. Den innehåller självklara saker, t.ex. att soporna ska vara slängda för att det inte ska lukta riktigt illa när vi kommer hem. Det är en självklar sak, men ändå så lätt att missa när man är lite stressad.
Boken tar upp en ytterligare aspekt och det är att när checklistan ska användas av flera människor i en grupp ska den också främja samarbete. Exempel i boken är att personal innan en operation ska presentera sig själva för varandra, då det undermedvetet gör att man arbetar bättre tillsammans.
Hur skriver man en checklista?
Det finns två olika sorters checklistor. Jag har inte hittat etablerade svenska översättningar så håll i hatten för mina svenska varianter:
- Läs och utför (Read-do checklists, read it and do it)
- Läs aktiviteten, gör den, läs nästa aktivitet och slutför den med. Upprepa tills checklistan är slut. Ungefär som när du lagar mat efter recept.
- Gör och bekräfta (The do-confirm checklist)
- Innebär att man utför alla aktiviteter och därefter bekräftar att man inte missat något. Som min och frugans åka-hemifrån-lista.
Sedan är det innehållet i dem. De ska:
- vara korta och koncisa, samt lätta att ta till sig även i stressiga situationer.
- förutsätta att läsaren kan området.
- innehålla saker som är lätta att glömma.
- vara praktiska och användbara.
För att uppnå detta behöver man stöta och blöta checklistor för att utveckla dem till en praktisk produkt och inte en skrivbordsprodukt. En checklista kan också innehålla att om något oförutsett sker ska alla experter inom området träffas och diskutera en lösning. Det blir nämligen oftast bättre då än när en enda person tar kommandot.
Hur implementerar man checklistor?
När det gäller grupper bör chefen vara den som använder dem först i syfte att ge dem legitimitet. Sedan bör man involvera hela gruppen och om det är någon med extra mycket ansvar ska den inte hålla i den korta avstämningen som checklistan innebär. Man bör också mäta resultaten innan och efter checklistan för att visa dess förträfflighet.
Boken tog inte direkt upp hur man implementerar checklistor som privatperson. Den tog upp några investerare som använde checklistor för att undvika upprepa samma misstag. Det svåra med att använda checklistor är det behövs en trigger för att man ska minnas att använda dem och det är oftast kopplat till aktivitet. Därför kommer vi in på hur jag kommer att agera.
Hur kommer jag agera?
Efter att ha läst boken och skrivit den här texten känner jag ett behov av att standardisera saker i mitt liv och göra checklistor. Olle, som nämndes i inledningen, hade checklistor för hur han köper aktier. Jag vet att jag kommer att skapa checklistor för följande saker:
- Möten jag ska delta i samt en annan checklista för möten som jag ska leda.
- Kvällsaktiviteter, för att morgondagen ska börja bättre.
Utöver dessa två kommer jag behöva tänka igenom vilka rutiner jag har, hur jag gör dem och hur de kan förbättras. Dessutom ska jag försöka koppla dem till någon ”trigger” som gör att jag använder dem. Det kommer att kräva lite tankeverksamhet och tid för att få bra.
Avslutning
Sammantaget är boken lättläst, engagerande och historierna från operationssalarna (författaren är kirurg) är intressanta. Jag kommer nog inte att läsa den här boken igen, utan kunskapen som jag fick av boken är den jag sammanfattat ned ovan. Ifall du inte vill läsa 200 lättlästa sidor och på köpet få en övertygelse kring förträffligheten rekommenderar jag följande två bloggar som också skrivit om boken. Per Erik Strandberg och Derik Sivers. Dessa är mer tydliga sammanfattningar än det du (förhoppningvis) precis läst.
Du som läst boken, vad har jag missat att ta upp? Vad tog du med dig?
